Organiser une réunion

Accéder à la vidéo de démonstration ici.

En utilisant cette fonction, vous pouvez organiser une réunion et y inviter des participants. Pour organiser une réunion vous devez avoir les droits Organisateur, un participant ne peut pas organiser de réunions ou changer les informations d'une réunion.

Se connecter

Vous pouvez organiser une réunion après avoir ouvert la page de connexion et être entré sur le site Web en utilisant votre email et votre mot de passe. Pour vous connecter :

  1. Dans la zone de texte "E-mail", entrez votre adresse email.
  2. Dans la zone de texte "Mot de passe", entrez votre mot de passe, puis cliquez sur "Entrer" pour entrer dans le site Web.

Si vous avez perdu votre mot de passe ou ne vous en souvenez plus, nous pouvons le réinitialiser et vous en envoyer un nouveau. Pour demander un nouveau mot de passe :

  1. Sur la page de connexion, cliquez sur le lien "Mot de passe oublié ?".
  2. Sur la page "Mot de passe oublié", dans la zone de saisie de texte, entrez votre adresse email, puis cliquez sur "Envoyer". Vous recevrez alors un email contenant un lien vous permettant de choisir un nouveau mot de passe.

Gestion des contacts Haut

A partir de la vue "Mes contacts", vous pourrez consulter la liste des pesonnes avec lesquelles vous êtes en contact, mais également en ajouter, et répondre à des demandes de contact.

Être en contact avec un autre utilisateur signifie que celui-ci apparaît dans votre liste, mais également que vous apparaissez dans la sienne. Lors de l'organisation d'une réunion vous pourrez inviter les personnes présentes dans cette liste.

Ajouter un contact

  1. Cliquer sur le bouton
  2. Saisir l'adresse email de votre contact, puis cliquez sur "Suivant"
  3. Si la personne associée à cette adresse n'a jamais utilisé la solution WorkSpace3D, vous devrez saisir les informations de ce contact.
  4. Elle est ensuite informée par mail de votre invitation à utiliser la solution.

Répondre à une demande de contact

  1. Dès la première page, on est informé des demandes de contacts.
  2. Sur la page "Mes contacts", pourrez accepter ou refuser (ce refus se fait en toute discrétion).

Organiser une réunion Haut

Organiser une réunion se fait en trois étapes, pendant lesquelles vous spéficiez l'heure de la réunion, sélectionnez les participants, puis sélectionnez un environnement pour la réunion.

Étape 1

Dans cette étape, vous entrez des informations générales à propos de la réunion, comme l'heure de début de la réunion, l'objet de la réunion, etc. Pour entrer les informations de la réunion :

  1. Dans la zone de texte Sujet, entrez une description courte de l'objet de la réunion.
  2. Dans la zone de texte Début, spécifiez la date et l'heure de début de la réunion.
  3. Dans la zone de texte Durée, entrez la durée approximative de la réunion à venir.
  4. Si vous avez plusieurs serveurs de web conférence installés au sein de votre réseau, vous pouvez choisir lequel utiliser.
  5. Par défault, les réunions sont créées en 2D. Décochez l'option "Réunion en 2D uniquement" pour créer une réunion en 3D.
  6. Vous pouvez cliquer sur "Suivant" pour passer à l'étape d'après.

Étape 2


Lors de l'étape 2 de la création d'une réunion, vous pouvez inviter vos contacts à la réunion ou inviter des participants qui ne sont pas dans votre liste. Pour ajouter des participants déjà dans votre liste :

Pour ajouter des participants qui ne sont pas dans votre liste, cliquez sur le bouton "Inviter une autre personne", et ouvrir la gestion des contacts.

Étape 3

Workspace3D offre des environnements 3D variés dans lesquels réaliser vos réunions. Dans cette étape, vous pouvez voir et sélectionner un environnement à utiliser pour votre réunion.

Rejoindre une réunion Haut

Après avoir organisé une réunion, un email de notification est envoyé à tous les participants, par défaut. Un participant peut alors rejoindre la réunion en utilisant le logiciel Communication Client, ou en cliquant sur le lien fourni dans l'email. Vous pouvez aussi rejoindre la réunion à partir de la page Mes réunions. Le bouton Rejoindre associé à une réunion est affiché dans le tableau Mes réunions pendant toute la durée de la réunion.

Quand un participant rejoint une réunion en utilisant le lien fournit dans l'email ou la page Mes réunions, le logiciel Tixeo Communication Client se lance automatiquement lorsque vous cliquez sur le lien.

Mes réunions Haut

La page "Mes réunions" affiche les réunions que vous avez organisées. Avec la page "Mes réunions", vous pouvez :